Van ESG-data naar CSRD-compliance

Na het voltooien van de dubbele materialiteitsanalyse begint de cruciale fase van dataverzameling en -structurering. Maar hoe vertaal je relevante duurzaamheidsthema’s naar bruikbare data die voldoen aan de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)? En hoe waarborg je dat de ESG-data ook leidt tot CSRD-compliance? Dit artikel neemt je mee door de drie essentiële stappen:

1. GAP-analyse
2. Dataverzameling
3. Nulmeting

1. GAP-Analyse: van materialiteitsanalyse naar datapunten

De GAP-analyse vormt de brug tussen de uitkomsten van de dubbele materialiteitsanalyse en de dataverzameling. Na het vaststellen van de relevante duurzaamheidsthema’s moet je bepalen welke datapunten nodig zijn voor een CSRD-compliant rapportage.

Stappen in de GAP-analyse:

• Vertaal je materiële duurzaamheidsthema naar vereiste datapunten: Gebruik de ESRS-datapuntenlijst om te bepalen welke kwalitatieve en kwantitatieve gegevens vereist zijn voor de thema’s die uit de materialiteitsanalyse naar voren zijn gekomen. Sommige datapunten zijn verplicht, terwijl andere een gefaseerde invoering kennen en uitgesteld zijn. Er hoeft dus niet over alles gerapporteerd te worden.
• Controleer beschikbare data: Breng in kaart welke data al beschikbaar is, de kwaliteit ervan en de datavolwassenheid. Denk hierbij aan interne databronnen (zoals HR-systemen en energieverbruik rapporten) en externe bronnen (zoals leveranciersinformatie). Noteer ook welke afdelingen en locaties toegang hebben tot de data of hierover beschikken.
• Identificeer datagaps: Noteer welke datapunten nog ontbreken en of deze data intern beschikbaar is of extern moet worden opgevraagd.

Praktisch voorbeeld: Als klimaatverandering een materieel thema is (ESRS E1), dien je onder andere CO₂-emissies (Scope 1, 2) te rapporteren en scope 3 met een infasering. Een GAP-analyse onthult bijvoorbeeld dat Scope 1-data aanwezig is voor een gedeelte van de productielocaties maar nog niet voor alle locaties compleet is.

2. Dataverzameling: bronnen en processen

Na de GAP-analyse volgt de dataverzamelingsfase, waarin je de ontbrekende gegevens aanvult en bestaande data verder structureert. Dat begint bij de databronnen en hoe je deze structureert in lijn met de financiële rapportage. Vervolgens wordt de data verwerkt volgens de internationale voorgeschreven standaarden. Het waarborgen van de kwaliteit van de data en de methoden zijn essentieel.

Databronnen identificeren:

• Jaarcijfers analyse: Analyseer financiële gegevens (zoals balans en winst- en verliesrekening) om de belangrijkste impactgebieden te identificeren. De financiële posten en posities breng je in verband met de datapunten en onderliggende bronnen.
• Interne data: Verzamel operationele gegevens, zoals energieverbruik (uit energierekeningen), transportdata (kilometers en brandstofverbruik) en personeelsdata (HR-systemen).
• Externe data: Betrek data uit de waardeketen, zoals leveranciersinformatie en sectorbenchmarks.

Verwerken en opslaan van data:

De CSRD vereist dat kwantitatieve datapunten berekend worden volgens bestaande protocollen, zoals het GHG-protocol voor CO₂-emissies. Dit protocol beschrijft hoe te handelen bij ontbrekende data en welke aannames je mag gebruiken.

Datakwaliteit waarborgen:

Om de betrouwbaarheid van de gegevens te garanderen, is het essentieel om de volgende principes te hanteren:

• Volledigheid: Zijn alle relevante gegevens meegenomen?
• Consistentie: Worden dezelfde meetmethoden gebruikt over verschillende jaren heen?
• Herleidbaarheid: Kunnen cijfers worden teruggeleid naar de oorspronkelijke bron?

Software of handmatige registratie?

Hoewel softwareoplossingen zoals ESG-dataplatforms fouten kunnen minimaliseren en de datastromen structureren, is het ook mogelijk ESG-data handmatig te verzamelen. In beide gevallen is het cruciaal om de stappen en aannames goed te documenteren.

3. De nulmeting: de peilstok in de datarapportage

De nulmeting vormt het startpunt voor ESG-prestaties en helpt bij het opstellen en verbeteren van meetbare KPI’s voor toekomstige verbeteringen. De gekozen databronnen en methoden zullen zich ook moeten gaan bewijzen. Dit is een goed moment om de ESG data en de onderliggende structureren te testen en te analyseren in hoeverre ze aansluiten bij de CSRD compliancy.

Stappen voor een effectieve nulmeting:

• Validatie van data: Controleer data op volledigheid, nauwkeurigheid en actualiteit. Gebruik hiervoor criteria als relevantie, consistentie en herleidbaarheid.
• Vergelijking met ESRS-normen: Toets de verzamelde data aan de vereisten uit de relevante ESRS-standaarden.
• Documenteer resultaten en verbeterpunten: Noteer eventuele datagaps en ontwikkel een actieplan voor het verbeteren van datakwaliteit.

Praktisch voorbeeld: Wanneer biodiversiteit (ESRS E4) als materieel thema is vastgesteld, kan de nulmeting bestaan uit het in kaart brengen van bestaande meetmethoden voor landgebruik of natuurherstelprojecten.

Conclusie: ESG-Data als basis voor CSRD-compliance

Het structureren van ESG-data na de dubbele materialiteitsanalyse vereist een systematische aanpak. Door een grondige GAP-analyse, zorgvuldige dataverzameling, een heldere nulmeting kun je vervolgens toewerken naar een gedegen concept rapportage. Wij raden aan deze concept rapportage met de accountant te bespreken.

Wil je hulp bij het implementeren van CSRD of heb je vragen over specifieke ESRS-datapunten? Wij helpen je graag verder met het aanpakken van jouw ESG data opgave.